Matkailun säännöt

 

Tehty EKL:n kurssilla saamamme opin, vakiintuneen käytännön ja kokemustemme mukaan.

Vaasan Eläkkeensaajien matkailu

Vaasan eläkkeensaajien matkailua varten toimii yhdistyksen hallituksen asettama matkailutoimikunta.  Toimikuntaan kuuluvat vuoden 2018 alusta alkaen Orvokki Pukkila (pj), Matti Pukkila ja Tuomas Perkiö. 

Matkailutoimikunta tekee vuosittain matkasuunnitelman, jota täydennetään vuoden kuluessa.  Matkailutoimikunta valitsee kohteet matkanjärjestäjien tarjonnasta ja usein meille myös räätälöidään matkakohteet ohjelmineen.  Lähtökohtana on jäsenistöltä saamamme toiveet, ideat ja aikaisemmilta matkoilta saamamme palautteet.  Aina pyritään löytämän sellaisia kohteita, joissa ei ole ennen käyty ja valinta tehdään tarjousten perusteella. 

Matkoista tiedotetaan torstaisin kerhossa ja yhdistyksen verkkosivulla www.vaasa.elakkeensaajat.fi/matkat

Matkailutoimikunnan tavoitteena ei ole, eikä sen ole lupa, tuottaa voittoa, mutta sen on tultava toimeen ns. omillaan.  Olemme onnistuneet tässä emmekä ole joutuneet pyytämään avustusta tai tukea yhdistykseltä.

Matkoille voi ilmoittautua kenelle tahansa toimikunnan jäsenelle.  Yksinkertaisuuden vuoksi on sovittu, että Tuomas Perkiö toimii ilmoittautumisten kerääjänä, tekee osallistujalistat, suorittaa laskutuksen ja maksujen tarkistamisen sekä maksaa matkatoimiston, kuljetusyhtiöiden, ym laskut.  Tämä siksi, että hänen nimissään on matkailua varten avattu pankkitili.  Hän tekee myös kirjanpidon ja vuosittaisen tilinpäätöksen, jonka yhdistyksen toiminnantarkastajat tarkastavat ja hallitus hyväksyy.

Yhdistysten matkojen järjestämistä sääntelee v:n 2019 alussa voimaan tullut ns. matkapakettilaki. Se säätelee matkojen järjestämisestä suljetuille ryhmille.  Vaasan Eläkkeensaajat ry on lain tarkoittama suljettu ryhmä.  Tämä tarkoittaa, että matkoillemme osallistujan tulee olla Vaasan Eläkkeensaajat ry:n jäsen.  Matkalle hyväksytään molemmat puolisot, jos toinen on yhdistyksemme jäsen.

Määritelmiä

  • Matkan järjestäjä

Matkailutoimikunta ei ole laissa määritelty vastuullinen matkanjärjestäjä  eikä siltä vaadita lain mukaisia takuusummia.  Lain mukainen vastuullinen matkanjärjestäjä on poikkeuksetta valitsemamme matkatoimisto aina kun on kyseessä majoitusta vaativa yli yön tapahtuva matka. Matkatoimisto hoitaa majoitusvaraukset, ruokailut sekä matkaan liittyvät kuljetukset, kuten bussit, mahdolliset lento- ja/tai juna- ym. liput. Matkailutoimikunta tilaa matkan järjestäjältä matkapaketin.

  • Matkapaketti

Matkapaketti sisältää siis koko matkan majoituksineen, ruokailuineen, kuljetuksineen ja opas-  ym. palveluineen.  Matkailutoimikunta voi järjestää matkan silloin, kun kyseessä on korkeintaan yhden päivän kestävä matka.  Tällaisia ovat esim. teatteri- tai tutustumismatkat. Tällöin varataan pääsyliput, kuljetukset ja ruokailut erikseen.  Näissäkin tapauksissa pyrimme tilaamaan matkapaketin vastuulli­selta matkanjärjestäjältä, jos sellainen on tarjolla kohtuulliseen hintaan.

  • Ryhmän kerääjä

Matkailutoimikunta toimii ryhmän kerääjänä ja laskuttaa matkalle ilmoittautuneilta koko matkapaketin.  Matkatoimisto laskuttaa osallistumismaksut yhdellä laskulla matkailutoimikunnan ilmoittaman osallistujamäärän mukaan. 

Koko matkapaketti laskutetaan aina osallistujilta yhdellä laskulla myös silloin, kun matkailutoimikunta on itse tilannut palvelut erikseen palveluntarjoajilta.    Matkailutoimikunta maksaa perityt maksut koko ryhmän puolesta jokaiselle palvelun tuottajalle. 

Jos matka sisältää omakustanteisia palveluita, esim. ruokailu, niistä ilmoitetaan erikseen ja osallistujat maksavat tarvitsemansa palvelut itse.

Matkan peruuntuminen

Ei ole tavatonta, että matkalle ilmoittautunut joutuu perumaan matkansa. Tällöin tilalle pyritään saamaan toinen matkustaja.  Tällaisessa tapauksessa toivotaan peruuttajalta myös aktiivisuutta varsinkin silloin, kun osallistumismaksut on jo maksettu.

Peruutuksen sattuessa noudatetaan matkatoimiston ehtoja.  Sairastapauksissa vaaditaan vakuutuskorvauksen hakemista varten lääkärintodistus.  Todistus maksetuista maksuista ja mahdollisesta palautettavasta maksusta saadaan matkatoimistolta.  Matkailutoimikunta avustaa näissä kysymyksissä.

Peruutusten varalle jokaisella matkoille osallistuvilla tulisi olla voimassa oleva matkavakuutus oman etunsa vuoksi.

Matkojen laskuttaminen ja tilitykset

Keväästä 2019 lähtien on jokaisen matkan ilmoitukseen kotisivulle lisätty matkan hinta, eräpäivä ym. maksamista varten tarvittavaa tietoa.  Tämä on tehty jäsenistöltä tulleen toivomuksen mukaan, koska useimmat käyttävät verkkopankkia, eivätkä näin ollen tarvitse paperilaskua maksamista varten.  Matkaa ei tule maksaa ennen kuin olet ilmoittautunut matkalle ja näin varmistanut paikkasi.

Myös paperilaskut tehdään.  Jos Sinulla ei ole verkkopankkia käytössä tai muuten tarvitset paperilaskun, ne jaetaan kerhossa niin kuin aina ennenkin.  Tämä käytäntö on osoittautunut toimivaksi, mutta se edellyttää että tulet kerhoon ja saat laskun.  Mielellään voit ilmoittaa matkaa varatessasi tarvitsevasi paperilaskun.  Postitse ei laskuja lähetetä, koska silloin laskun summaan joudutaan lisäämään postimaksu.

Matkat maksetaan aina pankkitilille.  Matkailutoimikunta ei pidä käteiskassaa.  Poikkeus­tapauksissa ja matkojen ratoksi pelattavat bingo- ja juomamaksut kerätään käteisenä, mutta nekin tilitetään pankkitilille.

Kirjanpito

Toisin kuin monessa muussa yhdistyksessä, Vaasan Eläkkeensaajien matkailun tulot ja menot kirjataan omaan kirjanpitoon, josta tehdään vuosittainen tilinpäätös, jonka kaikki toimikunnan jäsenet allekirjoittavat ja jonka yhdistyksen toiminnantarkastajat tarkistavat ja hyväksyvät samalla tavalla kuin yhdistyksen koko kirjanpidon.  Matkailun voitto tai tappio liitetään yhdistyksen tulokseen ja pankkitilin saldo taseeseen.

Kirjanpidosta selviää perityt maksut ja maksetut kulut matkakohtaisesti.  Kirjanpitoon kirjataan myös muut tuotot ja kulut, joita ei voida kohdistaa yksittäiseen matkaan, esim. puhelin- ja  mahdolliset ilmoituskulut.  Lisäksi matkoja varten hankittujen juomien sekä bingon peluuta varten hankitut pikku voitot ja niistä perityt maksut  ja hankintakulut kirjataan muihin tuottoihin ja kuluihin.

Matkailun kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä ei ole olemassa käteiskassaa.

Matkoille osallistumisen säännöt ja ehdot

Matkailun avulla saa elämyksiä ja uusia kokemuksia.  Jotta kokemukset olisivat kaikille miellyttäviä, on meidän kaikkien noudatettava tiettyjä sääntöjä.  Meidän aikana ei ole ollut mainittavia ongelmia matkoillamme, mutta lienee kuitenkin syytä kerrata muutama itsestäänselvä asia:

Vakiintuneen käytännön mukaan keräämme osallistujat mahdollisimman läheltä jokaisen kotipaikkaa. Reitti ja aikataulu jokaiselle matkalle ilmoitetaan yhdistyksen kotisivuilla ja muutamaa päivää ennen myös Pohjalaisen Toimintapalstalla.  Ole ajoissa lähinnä kotiasi olevalla lähtöpaikalla.   Aina ei ihan minuutilleen osata laatia aikatauluja, siksi olisi hyvä olla vaikkapa muutama minuutti ennen ilmoitettua aikaa pysäkillä.  Jos et ole ajoissa paikalla, pitkään ei voida odottaa, jolloin voit jäädä kyydistä pois.  Yleensä kuitenkin soitamme ja varmistamme tulosi. Puhelinnumerosi olisi hyvä olla yhdistyksen ja matkailujaoksen tiedossa.

  1. Keskustelu ja muu kanssakäyminen bussimatkoillamme on jopa toivottavaa.  Muista kuitenkin olla häiritsemättä kanssamatkustajia.
  2. Muista, bussimatkan aikana ei ole lupa tarpeettomasti kulkea ja seisoskella käytävällä bussin ollessa liikkeessä. 
  3. Käytä turvavyötä istuessasi. Tästä samoin kuin muista turvallisuuteen vaikuttavista asioista valistunut kuljettaja muistuttaa aina.
  4. Jos loukkaannut etkä ole noudattanut turvallisuussääntöjä, se voi olla syy vakuutusyhtiölle vakuutuskorvauksen epäämiseen.
  5. Matkajuomat jokainen matkustaja hankkii itse.  Matkailutoimikunnan toimesta ei välitetä juomia, varsinkaan alkoholipitoisia juomia.  Tähän päätökseen on tultu seuraavista syistä:
    • Turvallisuuden takia bussin käytävällä kulkeminen on kiellettyä.  Juomien jakaminen edellyttää kulkemista ja saattaa jakajan mahdollisen hätäjarrutuksen sattuessa vaaralle alttiiksi.
    • (Alkoholi)juomien ja muun myyntimateriaalin välittäminen on kirjanpito- ja matkapaketti­lainkin mukaan vähintäänkin kyseenalaista.  Emme voi ottaa riskiä, että joku tarkastaja joutuu siihen puuttumaan.
    • Juomien hankkiminen, ”raahaaminen” ja lastaaminen mukaan on matkailu­toimi­kunnalle ylimääräinen työ.  Sitä paitsi kaikki eivät pidä tästä käytännöstä, johon olemme ajautuneen kun meille on annettu ymmärtää, että ”näin on ennenkin tehty”.
    • Poikkeuksena em. myyntisääntöön meillä on lupa pelata Bingoa bussimatkan aikana.  Sekin  kyllä edellyttää liikkumista käytävällä, mutta kuljettajan ja osallistu­jien hyväksyessä voimme sitä tehdä omalla vastuullamme.
  6. Häiritsevä päihtyneenä esiintyminen matkoillamme on ehdottomasti kielletty.
  7. Näiden sääntöjen toistuva rikkominen tai noudattamatta jättäminen voi johtaa siihen, että rikkojaa ei tarvitse hyväksyä matkalle.  Hylkäämisestä päättämiseen matkailutoimikun­nalla on yhdistyksen hallituksen valtuutus.

Matkailu on monelle mieluinen harrastus ja se onkin pitkään ollut tärkeä, ellei joidenkin mielestä jopa tärkein, osa Vaasan Eläkkeensaajien toimintaa.  Sitä varten asetettu vapaaehtoinen toimikunta on jo vuosikymmeniä välit­tä­nyt ja järjestänyt matkailupalveluita yhdistyksemme jäsenille.  On olemassa paljon muitakin mahdollisuuksia harrastaa matkailua ja tarjoajia kyllä riittää.  Monet jäsenemme matkustelevatkin paljon muillakin kuin omilla matkoillamme.  Se on aivan hyvä, tätäkin kautta saamme, ja edelleenkin toivomme saavamme, vinkkejä ja ehdotuksia miten voisimme entistä paremmin toimia. 

Matkailu­toimikunta uskoo, että meidän etuna on oma tuttu porukka, joka on yhdessä tehnyt monia matkoja ja tuntee toisensa hyvin.  Toivomme, että löydämme jatkossakin kiinnostavia, kohtuuhintaisia matkoja ja matkakohteita, näin saamme jäsenemme mukaan myös näille omille matkoillemme.

Laatinut Tuomas Perkiö ja hallitus on hyväksynyt ne  käyttöönotettaviksi heti kokouksessaan 6.11.2019