Matkailun säännöt
Matkailun säännöt
Päivitys perustuu Tuomas Perkiön laatimaan ja yhdistyksen hallituksen 6.11.2019 hyväksymään versioon.
Vaasan eläkkeensaajien matkailu 1.1.2023 alkaen (hallitus hyväksynyt säännöt 30.11.2022)
Yhdistyksen matkailun järjestämistä varten toimii hallituksen esityksen perusteella syyskokouksen valitsema matkailutoimikunta. Vuoden 2023 alusta alkaen siihen kuuluvat Kirsti Ikola (pj.) ja Sakari Ikola.
Matkailutoimikunta tekee vuosittain matkasuunnitelman, jota täydennetään vuoden kuluessa. Toimikunta valitsee kohteet itse yhteistyötä matkanjärjestäjien kanssa tehden ja jäsenistön toiveita mahdollisuuksien mukaan huomioiden.
Uusia matkakohteita pyritään löytämään.
Matkoista tiedotetaan torstaisin kerhossa ja yhdistyksen verkkosivuilla www.vaasa.elakkeensaajat.fi/matkat.
Matkoille voi ilmoittautua toimikunnan jäsenille, jotka tekevät myös osallistujalistat, suorittavat laskutuksen, maksavat laskut mm. matkatoimistoille ja kuljetusyhtiöille, hoitavat kirjanpidon ja tilinpäätöksen.
Matkojen järjestämistä yhdistyksissä sääntelee matkapakettilaki, joka koskee ns.suljettuja ryhmiä. Myös Vaasan Eläkkeensaajat ry on tällainen ryhmä. Tämä tarkoittaa sitä, että matkoillemme osallistujan tulee olla yhdistyksemme jäsen. Kuitenkin matkoillemme hyväksytään molemmat puolisot, vaikka vain toinen olisi yhdistyksemme jäsen.
Määritelmiä
- Matkanjärjestäjä
Matkailutoimikunta ei ole laissa määritelty vastuullinen matkanjärjestäjä, eikä siltä vaadita lain mukaisia takuusummia.
Lain mukaan vastuullinen matkanjärjestäjä on poikkeuksetta valitsemamme matkatoimisto ainakin silloin, kun kyseessä on majoitusta vaativa yli yön tapahtuva matka. Matkailutoimikunta tilaa matkanjärjestäjältä matkapaketin.
Matkatoimisto hoitaa majoitusvaraukset, kuljetukset, ruokailut ja mahdolliset ohjelmat.
- Matkapaketti
Matkapaketti sisältää siis koko matkan majoituksineen, kuljetuksineen, ruokailuineen ja opas-ym. mahdollisine palveluineen. Matkailutoimikunta voi järjestää matkan silloin, kun kyseessä on korkeintaan yhden päivän matka ( mm. teatteri- ja tutustumismatkat). Tällöin varataan erikseen kuljetukset, ruokailut, pääsyliput ja vastaavat. Näissäkin tapauksissa voi toimikunta harkintansa mukaan tilata matkapaketin vastuulliselta matkanjärjestäjältä.
- Ryhmän kerääjä
Ryhmän kerää kokoon matkailutoimikunta, ja se laskuttaa matkalle ilmoittautuneilta koko matkapaketin. Matkatoimisto puolestaan laskuttaa matkailutoimikunnalta osallistumismaksut yhdellä laskulla ilmoitetun osallistujamäärän mukaan.
Osallistujilta laskutetaan yhdellä laskulla koko matkapaketti myös silloin, kun matkailutoimikunta on järjestänyt matkan itse. Matkailutoimikunta maksaa perityt maksut tällöin koko ryhmän puolesta jokaiselle eri palvelun tuottajalle.
Matka voi sisältää myös omakustanteisia palveluja, kuten ruokailuja - nämä palvelut on osallistujien maksettava itse. Matkapaketin hintaan kuuluvat palvelut kerrotaan matkan kuvauksessa, myös omakustanteiset palvelut pyritään pääosin ilmoittamaan.
- Matkan peruuntuminen
Joskus matkalle ilmoittautunut joutuu perumaan matkansa. Tällöin tilalle pyritään saamaan toinen matkustaja. Tällaisissa tilanteissa toivotaan peruuttajalta aktiivisuutta, erityisesti jos osallistumismaksu on jo maksettu.
Peruutuksen sattuessa noudatetaan matkatoimiston ehtoja. Sairaustapauksissa vaaditaan vakuutuskorvauksen hakemista varten lääkärintodistus. Todistus maksetuista maksuista ja mahdollisesta palautuksesta saadaan matkatoimistosta.
Matkailutoimikunta avustaa näissä kysymyksissä.
Peruutusten varalle tulisi jokaisella matkalle lähtijällä olla matkavakuutus, johon sisältyy myös peruutusturva.
- Matkan maksaminen
Matkalle tulee ilmoittautua ensin, jotta varmistaa paikan. Sen jälkeen tulee maksaa matka annettujen ohjeiden mukaan. Maksua koskevat tiedot, kuten pankkitilin numero, matkan hinta ja eräpäivä, ovat nähtävissä kotisivuilla. Suositellaan maksamista verkkopankin kautta.
Myös paperilaskuja tehdään tarvittaessa. Mielellään pyyntö paperilaskusta tulee tehdä jo ilmoittautumisen yhteydessä. Postitse ei laskuja lähetetä, vaan ne jaetaan torstai-kerhossa.
Vain maksamalla matkan eräpäivään mennessä, varmistaa pääsyn matkalle.
Matkat maksetaan aina matkailun pankkitilille. Matkailutoimikunta ei pidä käteiskassaa. Poikkeustapauksissa voidaan esim. matkalla pelattavat bingomaksut kerätä käteisenä, mutta nekin tilitetään matkailutoimikunnan toimesta myöhemmin pankkitilille.
- Kirjanpito ja tilinpäätös
Vaasan Eläkkeensaajien matkailun tulot ja menot kirjataan omaan kirjanpitoon, josta tehdään vuosittainen tilinpäätös. Toimikunnan jäsenet allekirjoittavat sen, ja yhdistyksen toiminnantarkastajat tarkastavat ja hyväksyvät sen samalla tavalla kuin yhdistyksen koko kirjanpidon ja tilinpäätöksen.
Matkailutoiminnan tavoitteena ei ole tehdä voittoa, vaan tulla ”toimeen omillaan”. Mahdollinen voitto tai tappio liitetään yhdistyksen tulokseen ja pankkitilin saldo taseeseen.
Kirjanpidosta selviävät perityt maksut ja maksetut kulut matkakohtaisesti. Kirjanpitoon kirjataan myös muut tuotot ja kulut, joita ei voida kohdistaa yksittäiseen matkaan, kuten puhelin-, kopiointi-, ilmoitus- ja muut vastaavat.
Matkailutoiminnan kirjanpidossa ei ole olemassa käteiskassaa.
- Matkoille osallistumisen säännöt ja ehdot
Matkailu avartaa, antaa uusia elämyksiä ja kokemuksia. Jotta matkat olisivat kaikille miellyttäviä, tulee kaikkien noudattaa tiettyjä sääntöjä.
Tässä kertauksena muutamia itsestään selviä ohjeita:
1)Ole ajoissa
Osallistujat kerätään mukaan mahdollisimman läheltä kotipaikkaa; reitti ja aikataulu ilmoitetaan yhdistyksen kotisivuilla sekä torstai-kerhossa.
Ole hyvissä ajoin omalla lähtöpaikallasi! Ilmoita esteestä ajoissa matkailutoimikunnalle.
2) Turvallisuudesta
Bussimatkan aikana ei ole lupa tarpeettomasti kulkea tai seisoskella käytävällä bussin ollessa liikkeellä.
Poikkeuksena on esim. bingon pelaamisen vaatima vähäinen liikkuminen bussissa, mikäli kuljettaja ja matkustajat sen hyväksyvät omalla vastuulla tehtäväksi.
Turvavyötä tulee käyttää istuttaessa. Kuljettajan ohjeita turvallisuuteen liittyvistä asioista tulee noudattaa.
Mikäli turvallisuussääntöjä ei noudateta, voi vakuutusyhtiö kieltäytyä korvauksen maksamisesta vahingon satuttua.
3) Juomat ja mahdolliset eväät
Matkajuomat ja mahdolliset pikkueväät jokainen matkustaja hankkii itse. Matkailutoimikunta ei välitä juotavaa tai syötävää matkalla.
4) Käyttäytyminen matkalla
Keskustelu ja muu kanssakäyminen matkoilla muiden kanssa on mukavaa, ja jopa toivottavaa. Tulee muistaa kuitenkin olla häiritsemättä kanssamatkustajia ja huomioida muiden tarpeet. Häiritsevä päihtyneenä esiintyminen matkoillamme on ehdottomasti kiellettyä!
Näiden säätöjen toistuva noudattamatta jättäminen tai rikkominen voi johtaa siihen, että tällaista matkustajaa ei tarvitse hyväksyä matkalle. Hylkäämisestä päättämiseen on matkailutoimikunnalla yhdistyksen hallituksen antama valtuutus.
Matkailun merkityksestä
Matkailu on monelle yhdistyksemme jäsenellekin suurta iloa antava harrastus! Matkojen järjestämistä varten on Vaasan Eläkkeensaajissa jo kauan asetettu toimikunta, joka on tuottanut matkailupalveluja yhdistyksen jäsenille.
Matkailutoimikunta uskoo, että tutussa seurassa on jatkossakin helppoa, turvallista ja mukavaa osallistua matkoihin.
Palautetta ja toiveita voi antaa sekä matkojen toteuttamiseen että matkakohteisiin liittyen. Pyrimme löytämään kiinnostavia kohteita ja järjestämään kohtuuhintaisia matkoja - nyt ja tulevina aikoina.
Laatineet Kirsti ja Sakari Ikola. Hallitus on kokouksessaan 30.11.2022 hyväksynyt säännöt heti otettaviksi käyttöön.